La naturaleza de la organización de eventos es muy rápida y requiere flexibilidad y habilidades de organización. Además, aunque el alcance y la complejidad del plan del evento puedan variar según el tamaño del mismo, los desafíos fundamentales van a seguir siendo igual de complejos.
A pesar de que la mayoría de nosotros hemos tenido algo de experiencia en la planificación de un evento, ya sea en casa, en el trabajo o en la comunidad, puede ser una tarea complicada, sobre todo si te dedicas al mundo empresarial. Por ello, desde Octo Event, queremos ponértelo fácil, ayudándote a saber todo lo que necesitas para la organización de eventos y para llevarla a cabo de manera efectiva. Además, puedes contar con nuestros servicios integrados para eventos si quieres hacer de tus eventos una experiencia increíble.
¿En qué consiste la organización de eventos?
La organización de eventos se ha convertido en una profesión popular en la última década, debido a su gran éxito como estrategia de marketing para las grandes empresas. Esta estrategia aborda todos los componentes de un evento, como las fechas de inicio y finalización, el presupuesto, el lugar, el marketing, los asistentes y más.
A continuación, analizaremos los componentes que hay que tener en cuenta para llevar a cabo la organización de eventos:
- Evento
- Presupuesto
- Lugar
- Marketing
- Publicidad
- Voluntarios
- Patrocinadores
- Producción
- Escenario
- Asistentes
Elementos imprescindibles en la organización de eventos
Hay muchos elementos implicados en la organización de eventos, sin embargo, hay algunos que son imprescindibles y necesarios para que salga bien, y estos son:
Espacio para el evento
El espacio en el que se va a realizar el evento es imprescindible que sea el adecuado. No solo tiene que ser acorde al tipo de evento que se va a realizar, sino también a los valores y a la imagen de la marca. Por ejemplo, Coca-Cola realiza un festival al aire libre porque su filosofía es compartir la felicidad y Red-Bull patrocina eventos relacionados con las carreras de coche porque “Red Bull te da alas”. Por lo que lo más importante es que el lugar del evento tenga que ver con la filosofía de la marca.
Además, tienes que pensar en detalles como si va a ser al aire libre o no, si necesitas alquilar algún tipo de local, que cumpla con el aforo necesario, que tenga las medidas necesarias y respete las normas legales.
Equipos de sonido
No se puede exagerar la importancia de contratar equipos de sonido de calidad porque un buen sonido realmente agrega una gran atmósfera a cualquier entorno. Las canciones correctas que provienen de la configuración de audio correcta pueden inyectar una gran energía en tu evento.
Para una buena organización de eventos, evite contratar un equipo de sonido cualquiera ya que puede suponer un fracaso total del evento porque sin un buen sonido y una buena música para mantener el ambiente los asistentes no acabarán satisfechos. Por ello, es importante darle un par de vueltas antes de elegir qué equipo contratar.
Un buen sistema de iluminación
Al igual que el sonido, la iluminación es imprescindible si desea crear una experiencia completa para su audiencia. Hacer coincidir los efectos de iluminación con las características de una actuación puede ser increíblemente efectivo. La iluminación adecuada en el momento adecuado realmente puede agregar ese dramatismo e intensidad necesario para cautivar a su audiencia. Además, las luces pueden ayudar a cambiar el estado de ánimo de los asistentes.
Equipos audiovisuales y de video
No te puedes olvidar de los equipos audiovisuales en el proceso de organización de eventos, de hecho es algo fundamental. Además, si el evento se va a retransmitir en streaming es aún más importante. Para un evento híbrido o en streaming necesitar contar con un buen equipo audiovisual como proyectores, pantallas LED, cámaras y micrófonos, entre otros.
Escenografía
¿Te has planteado la importancia de la escenografía en tu evento? En muchos casos no se presta la suficiente atención a esta parte durante la organización de un evento, sin embargo, es un punto clave. Además, lo ideal es que vaya acorde al branding de tu evento, y aunque no lo creas, hay muchos elementos que forman parte de la escenografía, algunos son:
- El propio escenario, que puede ser estándar o personalizado
- Traseras de escenarios
- Photocall
- El suelo o la tarima
- Faldones
- Frontales y laterales de escenario
- Atriles o muebles de escenario
¿Cuáles son las diferentes fases en la organización de eventos?
Ahora que ya conoces en qué consiste la organización de eventos, vamos a detallar cuales son las fases para la organización:
La fase pre-evento
La planificación previa al evento es probablemente una de las etapas más cruciales, ya que todo lo que se haga o deje de hacer en este punto inicial afectará la ejecución y la experiencia de los asistentes ese día.
Primero, comience describiendo sus objetivos clave para el evento y un presupuesto, así como su público objetivo y un mensaje de marca coherente. Defender su imagen de marca y hacerla consistente en todo el evento ayudará a reforzar el mensaje de su marca y también a establecer una relación con los invitados. A continuación, puede basarse en esta información para crear un plan de acción detallado, sin dejar nada al azar, vinculando cada parte del evento a los objetivos y permitiendo así, defender un mensaje de marca cohesivo.
Fase de ejecución de la organización del evento
Durante el evento se debe administrar y controlar continuamente los procedimientos y las personas para mantener felices a las partes interesadas, como patrocinadores y proveedores, así como a los asistentes más importantes.
Para comenzar, asegúrese de que todo esté configurado y listo para funcionar mucho antes de que se abran las puertas para no dar pie a un imprevisto. También es necesario centrarse en las tácticas para maximizar la experiencia de los asistentes al evento. Además, no pase por alto el papel de las redes sociales, utilizarlas y permitir que los asistentes al evento interactúen con usted y compartan sus experiencias en línea en tiempo real es una gran estrategia.
Fase post-evento
El período posterior al evento también es importante. Lo ideal es pedir retroalimentación a los asistentes para conocer cualquier aspecto del evento que pensaron que salió bien o les hubiera gustado mejorar. De esta manera, se puede utilizar esta valiosa información para futuros eventos. A medida que pase el tiempo, siga usando las redes sociales para que los asistentes lo puedan compartir e interactuar.
Ahora que ya conoces todo lo imprescindible en la organización de eventos, el siguiente paso es pasar a la acción. ¡Esperamos que su evento sea un éxito y no dudes en ponerte en contacto con nosotros si lo necesitas!