Consejos para ayudar a seleccionar al Proveedor adecuado para un evento
En OCTO entendemos la importancia de nuestros clientes de estar tranquilos durante la preparación de un gran evento, y por eso queremos dejaros por aquí algunos consejos a modo de guía que os ayudaran a encontrar el mejor proveedor audiovisual y de escenografía para conseguirlo.
Porque nuestra principal misión es, reducir la carga de trabajo innecesario y el estrés que supone trabajar con proveedores y colaboradores que no entienden las necesidades reales de vuestros eventos.
El perfecto entendimiento de las metas y objetivos de vuestro evento
Lo primero y más importante que el proveedor necesitará entender, es «QUÉ» queremos comunicar. Todos los eventos se preparan y se piensan en base a un objetivo y meta claros, a veces puede ser una combinación perfecta de diferentes objetivos, pero lo importante, es tenerlos claros y saber defenderlos.
Normalmente, nuestros clientes son marcas o agencias que buscan vender, presentar un nuevo producto, celebrar algo o informar acerca de noticias y cambios internos de la compañía. Saber comunicar al proveedor estos objetivos, es fundamental para partir de una base contundente y firme para la propuesta técnica correcta.
Cuanto más detallado sea el Brief inicial para el evento, menos idas y venidas con presupuestos y propuestas erróneas que habrá que cambiar 20 veces, provocando una pérdida de tiempo innecesario para ambas partes. Tener claro un presupuesto aproximado disponible, posible calendario, necesidades visuales y de contenido a presentar, el lugar del evento, personal técnico necesario, son puntos de partida claves para entender el tipo de evento que nuestros clientes tienen en mente, y poder presentar una propuesta técnica lo más ajustada posible a esta idea.
La importancia de entender bien los presupuestos del proveedor y hacer las preguntas necesarias
Por desgracia para el sector, son muchas las empresas audiovisuales que lo único que buscan cuando presentan un presupuesto es la aceptación del mismo lo más rápido posible para asegurarse el evento, sin prestar atención a los objetivos de sus clientes.
Así como también son muchos los clientes, que aceptan, desgraciadamente, presupuestos basándose en los descuentos o las reglas del precio más bajo, sin entender qué les están presupuestando. Por desgracia, esto solo produce dolores de cabeza, malentendidos y posteriores excesos e incrementos inesperados en los costes finales del evento.
Una recomendación fundamental es revisar bien el presupuesto una vez recibido, tomarse el tiempo necesario para entenderlo y hacerse todas las preguntas que se consideren necesarias para aclarar las posibles dudas desde el principio.
Hay que tener en mente que existen diferentes rangos de presupuestos, y no hay que tener miedo a tener un presupuesto bajo y pensar que no se puede conseguir un evento espectacular. Una de las cosas que hay que tener en cuenta, es el saber pedir siempre sugerencias de equipos acordes a las necesidades reales del evento. Por eso es importante tener claro desde un principio lo que queremos conseguir para saber cómo os pueden ayudar los proveedores sin salirse de los presupuestos. Siempre hay una alternativa que encaje con cada proyecto. Casi todo es posible.
Conocer bien al equipo que liderará vuestro proyecto
Es importante conocer bien a la empresa y a las personas que van a liderar el proyecto en el evento. No todas las personas que lideran un proyecto son fáciles de tratar, y en los días de montaje y evento se necesita a alguien profesional a cargo, que entienda las necesidades del proyectos, que conozca al cliente y que sepa conducir las situaciones complicadas.
En OCTO hemos realizado un importante cambio de denominación durante la pandemia, pero seguimos siendo los mismos, conservamos las mismas oficinas y los mismos equipos, consulta en nuestro blog la información acerca del cambio de nombre.
Es importante que el cliente esté tranquilo y se sienta respaldado en todo tipo de situaciones, hay que saber ofrecer soluciones cuando las cosas se tuercen. Los años de experiencia y de práctica del equipo, serán fundamentales a la hora de saber manejar situaciones difíciles y lograr que el evento fluya con total naturalidad.
Para lograr un entendimiento con el personal que va a estar al frente del proyecto, tanto el Project Manager, como los técnicos. Es primordial respetar siempre los tiempos de ensayos. Este momento es fundamental para que el show se realice de forma fluida, sin sobresaltos y teniendo la situación bajo control. Este paso hace posible que tanto técnicos como ponentes estén tranquilos en el momento de empezar el evento.
Desde OCTO esperamos que algunos de estos consejos os puedan servir de utilidad. Para ampliar la información o pedir un presupuesto, por favor, no dudéis en contactarnos escribiendo a info@octoeventproductions.com.